5 trucos que uso para mantener mi bandeja de entrada bajo control

No quiero ser un esclavo de mis correos electrónicos, pero al mismo tiempo, no quiero perder un gran rumor de vacaciones porque mi bandeja de entrada tiene 5.000 mensajes esperándome cuando vuelva a trabajar. Entonces, disculpas a mi familia y amigos cuando tomo tiempo aquí y allá durante mis horas libres para monitorear mi bandeja de entrada.

Como empresario y alguien en el ojo público, recibo miles de correos electrónicos al día. ¿Cómo, podría preguntar, puedo dirigir mi empresa sin ser aplastado por el peso de todos esos correos electrónicos?

A lo largo de los años, he aprendido que debe darle una buena 'limpieza' a su antiguo buzón de correo electrónico con programas como CleanEmail. Toque o haga clic aquí para aprender cómo funciona CleanEmail. También he desarrollado y perfeccionado 5 trucos importantes que me han servido para controlar mi bandeja de entrada siempre necesitada. Felizmente los comparto contigo ahora.



1. Solo un minuto

Cuando te enfrentas a un tsunami de correos electrónicos, es muy fácil postergarlo, especialmente, por alguna razón, en esos correos electrónicos rápidos que ni siquiera toman mucho tiempo para responder. Por eso instituí una regla de un minuto.

Esto es lo que hago: si abro un correo electrónico que requiere una o dos oraciones cortas, o incluso una sola palabra, lo respondo en ese momento. ¿Por qué posponer algo que se puede solucionar fácilmente en un minuto o menos? Responda el correo electrónico y ahora hay una tarea menos que hacer y un mensaje menos que tratar más adelante.

2. Cuando realmente tienes que trabajar

Podría pasar un día entero tratando con correos electrónicos, pero hay una buena razón por la que no lo hago. Entre entrevistas de radio, éxitos de TV, columnas de USA Today, reuniones, llamadas y otros compromisos, simplemente no tengo todo ese tiempo.

Sin embargo, debo admitir que el aviso de notificación constante por correo electrónico puede actuar como la canción de una sirena. Si no tengo cuidado, vuelvo a mirar mis correos electrónicos.

Así es como lo resolví: cuando llega el momento de abrocharse el cinturón, cierro la pestaña del navegador en mi correo electrónico y apago las notificaciones por correo electrónico de mi teléfono. Ahora puedo hacer mi trabajo. Y si alguien realmente necesita comunicarse conmigo, pueden llamar.

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3. Configúralo y olvídalo




Tanto Microsoft Office como Gmail tienen reglas que le permiten organizar su correo electrónico. Con Gmail, puede crear etiquetas que funcionan como carpetas y pueden cubrir la mayor parte de los correos electrónicos que recibe, como comunicados de prensa, facturas, comunicaciones de socios comerciales clave, mensajes de los jefes de departamento, lo que sea que necesite.

Para crear una etiqueta en Gmail:

  1. Haga clic en el engranajeicono y haga clic en Configuraciones.
  2. Ve a laEtiquetaslengüeta.
  3. En la parte inferior, haz clicCrear nueva etiqueta.
  4. Nombre la etiqueta.
  5. Hacer clicCrear.

Las etiquetas aparecerán en el panel de lectura de la izquierda de su bandeja de entrada. Ahora puede mover manualmente los correos electrónicos al lugar correcto. Así es cómo:

  1. Abriendo el Mensaje.
  2. Al hacer clic en elEtiquetaicono encima del mensaje (parece una etiqueta).
  3. Marque cada etiqueta que desee agregar o escriba una nueva etiqueta.

Pero, ¿por qué hacer eso cuando puede hacer que el proceso sea automático? Es simple:




  1. Haga clic en el cursor en el Buscar casilla de correo electrónico y aparecerá un formulario desplegable.
  2. Insertar el Criterios para su etiqueta / carpetas.
  3. Hacer clicCrear filtro con esta busqueda
  4. Aplique la etiqueta haciendo clic en elElegir etiquetadesplegable.
  5. Hacer clicCrear filtro ahorrar.

Si usa Microsoft Outlook, lo más fácil es crear carpetas. Luego, a medida que recibe correos electrónicos, puede arrastrarlos manualmente a la carpeta correspondiente, incluso destacar los mensajes que no desea perder de vista dentro de una categoría en particular.

Una bandeja de entrada bien organizada me ha salvado de muchos dolores de cabeza y me ayuda a localizar rápidamente correos electrónicos importantes. No más desplazarse por miles de mensajes para encontrar el que necesito, o perder algo importante en mi bandeja de entrada.

4. ¿Recuerdas hablar?

Ahora, aquí hay uno que me tomo muy en serio. Si recibo un correo electrónico de más de tres oraciones, levanto el teléfono y llamo al remitente. Si envía un correo electrónico largo, generalmente merece una conversación real.

Y aunque admiro que te hayas esforzado tanto por hacer llegar tus pensamientos y sugerencias por escrito, un largo correo electrónico no es el camino a seguir. Hablemos y analicemos los problemas de IRL en lugar de ir y venir por correo electrónico.

Además, es fácil perder el matiz de lo que está tratando de decir o leer correctamente su tono por correo electrónico. Una llamada rápida puede aclarar cualquier interpretación errónea y ayudarlo a expresar su punto rápidamente y en la forma en que lo hizo.

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5. Mantente sincronizado




¿Por qué la sincronización es tan vital? Imagine que alguien le envía un correo electrónico crítico sobre un acuerdo importante en el que ha estado trabajando. Lamentablemente, no ha sincronizado sus dispositivos para recibir todos sus mensajes. El correo electrónico importante termina en su PC pero no en su teléfono inteligente. Para cuando vea el mensaje, puede ser demasiado tarde y el gran problema se esfuma. No quieres que eso suceda.

Para configurar la sincronización en todos sus dispositivos, vaya a su sitio de Gmail en su escritorio y haga clic en:

  1. los Engranaje icono
  2. Configuraciones
  3. Reenvío y POP / IMAP
  4. Habilitar Pop para todo el correo, Habilitar IMAP
  5. Guardar cambios.

En ese mismo menú, encontrará un enlace para configurar la recuperación de correo a través de otras plataformas. Esto es importante cuando intentas acceder a tu cuenta a través de terceros como Thunderbird, o a través de la aplicación de correo nativa en un iPhone. Es mucho más fácil de configurar usando la aplicación oficial de Gmail que viene precargada en teléfonos Android, que también está disponible para iOS en la tienda de aplicaciones de Apple.

Si usa Microsoft Outlook en el trabajo, en realidad solo hay una manera segura de sincronizar sus dispositivos. Si el buzón que desea sincronizar está en el servidor de Exchange de su empresa, lo mejor es llevar los dispositivos a su departamento de TI. Pueden proporcionarle el nombre de dominio y otra información que necesita para configurar el buzón en otros dispositivos.

Como puede ver, algunos de estos consejos solo requieren romper con los viejos hábitos, volver a las comunicaciones de la vieja escuela y realmente saber qué puede hacer su sistema de correo electrónico.

Incluso si solo sigue algunos de estos consejos y trucos, le prometo que marcará una gran diferencia en la productividad de su trabajo.