Kim Komando sobre 6 formas de administrar su bandeja de entrada

El correo electrónico lleva una eternidad. Los empleados de oficina pasan miles de horas al año estudiando las bandejas de entrada empaquetadas, y algunos estudios sugieren que una cuarta parte de la jornada laboral se pasa examinando misivas digitales.

Algunas personas recurren a software especializado, como CleanEmail, que puede reducir radicalmente el exceso de correspondencia y los mensajes sin abrir. Toque o haga clic aquí para descubrir cómo puede ayudarlo a examinar automáticamente la basura.

Como emprendedor ocupado, he encontrado que la mejor manera de abordar el correo electrónico es a través de la disciplina y fuertes habilidades de organización. Un par de herramientas digitales útiles también ayudan.



Mientras analiza detenidamente su correo electrónico, puede ser hora de evaluar si está utilizando el mejor programa de correo electrónico gratuito. Toque o haga clic en mi programa gratuito favorito que funciona con Mac, PC, Linux, iPhone y Android.

Aquí hay algunas tácticas que uso para simplificar mi correo electrónico y ahorrar grandes bloques de tiempo.

1. La regla de un minuto

El correo electrónico lleva mucho tiempo y es fácil postergarlo. Así que instituí una regla de un minuto: si un mensaje requiere solo una oración, o incluso una respuesta de una sola palabra, respondo de inmediato.

Gmail lo hace aún más fácil, gracias a su función de autocompletar. Google usa sus correspondencias pasadas para 'adivinar' lo que contendrá su correo electrónico. Esto puede ser útil, especialmente para correos electrónicos que requieren poco contexto o formalidad, y hace que la regla de un minuto sea aún más fácil de implementar.

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2. Silencia tu teléfono

Durante un día ocupado, una inundación constante de notificaciones hace más daño que bien. Constantemente tienes que parar lo que estás haciendo y revisar tu teléfono. En lugar de priorizar las tareas y tacharlas una por una, saltas entre una y otra.

A veces, solo tienes que ignorar tu teléfono. Primero, puede desactivar las notificaciones individuales para sus muchas aplicaciones, incluido el correo electrónico, que aún lo hará disponible para llamadas. También puede silenciar su teléfono, aunque la vista de las notificaciones automáticas puede seguir distrayendo. También puede apagarlo, pero tardará un minuto en reiniciarse.


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Una técnica que muchas personas encuentran útil es el Modo avión. Esto le permite silenciar rápidamente su teléfono, luego reactivarlo rápidamente y recibir todas sus notificaciones a la vez. En iPhone, es tan fácil como Configuraciones >> Avión Modo, luego alternarlo de un lado a otro. En Android, desliza hacia abajo para Ajustes rápidos >> Modo avión.




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3. Darse de baja

Los filtros de spam ayudan a limpiar el correo basura y las estafas de phishing, pero ¿qué pasa con los mensajes seriales que nunca leemos? Estos pueden provenir de contactos legítimos, empresas y organizaciones. Pero si nunca abres esos boletines, ¿por qué seguir recibiéndolos?

Para correos electrónicos masivos, casi siempre se incluye un enlace para cancelar la suscripción en la parte inferior. Solo toma unos segundos, y sacrificar esa correspondencia puede darle tiempo extra y tranquilidad. Solo piense: ¿Qué haría Marie Kondo?

Deshágase de la basura y suscríbase a los boletines que realmente desea leer. Reciba noticias tecnológicas, consejos de estilo de vida digital y los consejos confiables que necesita directamente en su bandeja de entrada. Toque o haga clic aquí para probar mis boletines gratuitos.

4. Configúralo y olvídalo

Tanto Microsoft Office como Gmail tienen funciones especiales para ayudarlo a organizar su correo electrónico. Con Gmail, puede crear etiquetas; funcionan como carpetas, clasificando la mayor parte de los correos electrónicos que recibe, como comunicados de prensa, facturas y comunicaciones de socios comerciales clave o mensajes de los jefes de departamento.

Para crear una etiqueta en Gmail:

1. Haga clic en el icono de engranaje y haga clic en Configuraciones.
2. Ir a la Etiquetas lengüeta.
3. Encuentra y haz clic Crear nueva etiqueta.
4. Nombre la etiqueta.
5. Haga clic en Crear.

Las etiquetas aparecerán en el panel de lectura de la izquierda de su bandeja de entrada. Ahora puede mover manualmente los correos electrónicos al lugar correcto. Así es cómo:

  1. Abre el Mensaje.
  2. Haga clic en el Etiqueta icono encima del mensaje (parece una etiqueta).
  3. Marque cada etiqueta que desee agregar o escriba una nueva etiqueta.

También puede automatizar el proceso:

  1. Haga clic en el cursor en el Buscar casilla de correo electrónico y aparecerá un formulario desplegable.
  2. Insertar el Criterios para su etiqueta / carpetas.
  3. Hacer clic Crear filtro con esta busqueda
  4. Aplique la etiqueta haciendo clic en el Elegir etiqueta desplegable.
  5. Hacer clic Crear filtro ahorrar.

Si usa Microsoft Outlook, lo más fácil es crear carpetas. Luego, a medida que recibe correos electrónicos, puede arrastrarlos manualmente a la carpeta correspondiente y destacar los mensajes importantes dentro de una categoría en particular.

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5. Otros métodos de comunicación.

El correo electrónico es perfecto para transmitir mensajes completos y bien pensados. Pero a veces necesitas tener una conversación real, y esperar una respuesta puede quemar un tiempo valioso. En mi propia oficina, utilizamos Google Hangouts para comunicarnos entre estaciones de trabajo, pero hay muchos otros métodos para una comunicación rápida, desde Skype hasta Messenger y Slack.

Si bien el correo electrónico es nuestra respuesta inmediata, a menudo olvidamos que una llamada telefónica real también puede ser la más efectiva de todas.

6. Sincronizar dispositivos

Es probable que su correo electrónico se distribuya en varios dispositivos. Cuando envía, recibe o elimina un correo electrónico en un dispositivo, es fundamental mantener ese flujo de trabajo constante en todos los demás. De esa manera, no te pierdas mensajes importantes ni confundas a otros.

Para configurar la sincronización en todos sus dispositivos, vaya a su sitio de Gmail en su escritorio y haga clic en:

  1. Haga clic en el engranaje iconoy haga clicConfiguraciones
  2. SeleccioneReenvío y POP / IMAP lengüeta.
  3. En acceso IMAP,Habilitar Pop para todo el correo,Habilitar IMAP.
  4. Desplácese hacia abajo y seleccioneGuardar cambios.

En ese mismo menú, encontrará un enlace para configurar la recuperación de correo a través de otras plataformas. Esto es importante cuando intentas acceder a tu cuenta a través de terceros como Thunderbird, o a través de la aplicación de correo nativa en un iPhone. Es mucho más fácil configurarlo usando la aplicación oficial de Gmail que viene precargada en teléfonos Android, que también está disponible para iOS en la App Store de Apple.

Si usa Microsoft Outlook en el trabajo y el buzón que desea sincronizar está en el servidor de Exchange de su empresa, lo mejor es llevar los dispositivos a su departamento de TI. Pueden proporcionarle el nombre de dominio y otra información que necesita para configurar el buzón en otros dispositivos.

¿Qué preguntas sobre el estilo de vida digital tienes? Llame al programa de radio nacional de Kim y toque o haga clic aquí para encontrarlo en su estación de radio local. Puede escuchar o ver el show de Kim Komando en su teléfono, tableta, televisor o computadora. O toque o haga clic aquí para ver los podcasts gratuitos de Kim.